ERP de la QAD la Tuborg

“MFG/PRO a reprezentat pentru noi aplicaţia care realiza cea mai bună integrare a funcţiunilor din întreprindere” – Dorin Badiu, IT Manager la Tuborg România.

Situaţia iniţială

Tuborg România dorea să integreze funcţiile din întreprindere într-o singură aplicaţie de gesionare, care să servească cel mai bine acestui scop. Era nevoie şi de o mai bună organizare, astfel ca departamentele să înţeleagă că lucrează mai bine împreună. Apoi, prioritar era faptul că balanţa de verificare şi raportarea către autorităţile financiare erau realizate de către firma care asigura auditul financiar.

Soluţia

De ce a ales Tuborg tocmai MFG/PRO de la CRESCENDO?

„Nu s-a dorit să se implementeze cea mai bună aplicaţie de vânzare sau de analiză de marketing sau cea mai bună aplicaţie de contabilitate, ci aplicaţia care realiza o bună integrare a funcţiunilor din întreprindere. Un alt criteriu a fost posibilitatea sistemului de a lucra în timp real şi de a include în el toate cerinţele legate de legislaţia românească, luarea în considerare a posibilităţii lucrului cu mai multe valute. Şi nu pe ultimul loc a fost suportul asigurat de o firmă din România” – motivează această decizie Doru Badiu, IT Manager în cadrul Tuborg România. Pentru el, decizia implementării produsului MFG/PRO în cadrul companiei Tuborg a însemnat schimbarea locului de muncă: pentru că avea experienţa implementării aceluiaşi sistem la Colgate Palmolive, a fost solicitat de către Tuborg să conducă proiectul de implementare de aici.

Implementarea a fost etapizată, pornind de la priorităţile companiei. În topul necesităţilor a fost realizarea în cadrul companiei a balanţei de verificare şi a raportărilor către autorităţile financiare. La momentul respectiv, aceste operaţiuni erau asigurate de către firma care asigura auditul financiar. S-a început cu implementarea planului de conturi. Pentru că modulul de forecast inclus de către MFG/PRO nu acoperea cerinţele Tuborg, Badiu a ales soluţia unei dezvoltări separate a acestui modul.

Beneficii

Unul dintre avantajele imediate ale implementării MFG/PRO a fost o mai bună organizare. Oamenii din diferite departamente au înţeles că activitatea lor este interdependentă. Unii mai aveau o experienţă anterioară în lucrul cu calculatorul, alţii nu. Primii au fost adevăraţi parteneri de discuţie, care au venit cu tot felul de probleme: „Aplicaţia pe care am folosit-o înainte îmi dădea voie să fac şi asta…”. Dintre cei care nu mai folosiseră calculatorul au fost şi unii care şi-au descoperit adevărate inclinaţii spre tehnica de calcul. Pentru unii dintre furnizori, confruntarea cu un format standard al formularelor de aprovizionare a însemnat o conştientizare în plus în ceea ce priveşte respectarea termenelor de livrare.

 Reacţia clienţilor a fost un pic mai diversă. Respectiv, au fost unii care au reacţionat cam în felul următor: „Da’ mai lăsaţi-ne în pace! Ce aveţi nevoie de atâtea informaţii?” Baza de date „clienţi” reprezintă un instrument destul de sensibil. Respectiv, se poate ca, dintr-o neatenţie, să se creeze un client de două ori sau să nu se facă nişte corelaţii între diferitele puncte de livrare şi adresa firmei. În momentul în care un agent de vânzări ajungea la un client – fie el un restaurant, lanţ de magazine sau chioşcuri – şi întreba despre codul fiscal, registrul comerţului, adresa exactă, unul dintre răspunsurile tipice cu care era întâmpinat era: „Da’ ce, dom’le, eşti de la controlul financiar?”

Tot legat de aspectul „clienţi”, se poate spune că implementarea de la Tuborg este una specifică. Respectiv, împreună cu firma CRESCENDO a fost proiectat un sistem de vânzare sub Windows, care s-a instalat pe palmtop-urile agenţilor de vânzări. Sistemul mobil de vânzări TUBI PALM (TUBI este mascota firmei, care a fost prezentă şi pe micile ecrane, cu prilejul transmiterii finalei Cupei României) a fost un proiect foarte laborios, dar rezultatele au fost pe măsura aşteptărilor.

Astfel, toate informaţiile care se află pe palmtop vin din MFG/PRO şi, în acelaşi timp, tot ceea ce se colectează în timpul unei zile de la clienţi, se transformă în facturi şi comenzi de livrare în MFG/PRO.

Pe baza informaţiilor operative existente în sistem s-a reuşit ca pierderile de bere – care erau anterior cu 0,1 – 0,2% peste ceea ce se considera a fi media – să scadă cu 2-3% sub nivelul considerat normal.

Un alt rezultat a fost acela că orice client a primit un certificat de calitate care era un adevărat raport MFG/PRO. De altfel, chiar primirea acreditării ISO 9001 a fost uşurată de munca de implementare făcută anterior. În acelaşi timp, orice control efectuat de către autorităţile fiscale se derula mai uşor, societatea respectivă neplătind nici o penalitate organelor fiscale pentru deficite găsite la control.