MFG/PRO pentru un management modern la Overseas

Pentru un holding ca Overseas, care distribuie lunar mii de sortimente de produse, implementarea de către specialiştii CRESCENDO a produsului MFG/PRO de la QAD a însemnat un indicator de apreciere a rentabilităţii fiecărei linii de produse. Unul dintre avantajele pe care le-au văzut managerii Overseas a fost o evidenţă clară a liniilor de produse care se dovedesc a fi cele mai rentabile.

Situaţia iniţială

Grupul de firme Overseas s-a decis să implementeze, în urmă cu ceva timp (prin anul 1998), un nou produs de management economic pentru că se dorea o soluţie on-line, care să facă o legătură rapidă cu cele 11 filiale din ţară. Soluţia folosită anterior, un sistem integrat de gestiune utilizat de mulţi agenţi economici din domeniul distribuţiei, nu mai putea face faţă volumului de date, respectiv numărului de zeci de mii de facturi care trebuiau completate într-o lună. Erau necesare între 5 şi 7 ore zilnic numai pentru anumite prelucrări. În plus, cu vechiul sistem software existau şi probleme în ceea ce priveşte fiabilitatea datelor. Astfel încât, top managementul companiei Overseas a fost de acord că era necesară o schimbare.

Soluţia

Această schimbare s-a numit MFG/PRO, sistemul integrat de gestiune şi management economic distribuit şi implementat în România de firma CRESCENDO Internaţional.

Sistemul MFG/PRO este utilizat astăzi cu succes şi de alte firme româneşti cu profil de distribuţie: Trend, Tornado, Axxon.

După analiza unui studiu de piaţă care a cuprins mai multe produse ERP, a urmat o evaluare în cadrul companiei Overseas. S-a apreciat că sistemul MFG/PRO se putea adapta foarte bine din punctul de vedere al modelării la specificul firmei Overseas. Un aspect foarte important care a contribuit la alegerea produsului MFG/PRO a constat în faptul că Hewlett-Packard oferea anumite facilităţi financiare, precum leasingul pentru servere şi finanţarea pentru achiziţionarea aplicaţiei. Contractul s-a semnat în septembrie 1998 şi, pentru că s-a dorit obţinerea unor rezultate rapide, echipa IT a „intrat în priză”.

Implementarea sistemului MFG/PRO în cadrul holdingului Overseas a început în cadrul firmei Overseas – Backery & Ingredients, unde există un sortiment restrâns, de circa 90 de produse şi unde se completau un număr mai mic de facturi. Dar când s-a trecut la implementarea în cadrul firmei Overseas Group Impex SRL, în care existau circa 2.000 de sortimente, s-a realizat că aspectele legate de implementare erau destul de laborioase. Practic, a fost necesară studierea versiunilor standard ale modulelor MFG/PRO achiziţionate şi regândită modalitatea în care se putea face customizarea pe specificul activităţii de distribuţie.

În scurt timp, specialiştii Overseas împreună cu reprezentanţii firmei CRESCENDO au soluţionat majoritatea problemelor specifice activităţii de distribuţie. „Am creat modulul de facturare strict localizat pe problemele operatorului, astfel încât acesta îşi poate defini foarte uşor conţinutul formularului de comandă-factură. Cu excepţia modulului de producţie, pe care nu l-am cumpărat încă, şi a celui de cash-flow, pe care încă nu l-am testat, celelalte module sunt funcţionale.

Deocamdată, nu folosim decât 60-70% din capacitatea produsului” – a declarat Emil Trasnea, economist în cadrul Overseas Group Impex SRL.

Beneficii

Unul dintre avantajele pe care le-au văzut managerii Overseas a fost o evidenţă clară a liniilor de produse care se dovedesc a fi cele mai rentabile. Cheltuielile care nu s-au putut înregistra direct pe linii de produse la momentul înregistrării pot fi repartizate ulterior pe grupe de produse folosind modulul de postcalcul creat la solicitarea firmei Overseas. Astfel, analizând rezultatele, managerul companiei poate răspunde foarte prompt la întrebarea: „Am de ce să mai rulez grupa aceasta de produse în punctul de lucru respectiv?” Iar dacă răspunsul este “Nu!”, se pot lua măsurile corespunzătoare.

Până la sfârşitul lunii februarie 2000, echipa de implementare de la Overseas şi-a propus să introducă sistemul MFG/PRO în 3 dintre societăţile holdingului. “Până în martie-aprilie 2000, ne-am propus, vorbind despre centrele de cost, ca toate cheltuielile făcute la nivelul fiecărei firme să fie repartizate direct pe liniile de produse” – a dezvăluit Laurenţiu Rusu, IT Manager în cadrul grupului Overseas.

Printre ultimele obiective pe care şi le-au propus specialiştii de la Overseas este şi aprofundarea modulelor financiare, de stocuri şi îmbunătăţirea sistemului de rapoarte, astfel încât să se poată utiliza la întreaga capacitate modulele MFG/PRO achiziţionate.

„Putem afirma cu certitudine că achiziţionarea sistemului MFG/PRO a fost un succes. Sperăm ca, în viitorul apropiat să putem utiliza sistemul la întreaga sa valoare, inclusiv modulul DSS (Suport pentru decizii), un instrument deosebit de util top managementului” – a încheiat Laurenţiu Rusu.