Generali Romania, migrare solutie email de la IBM Lotus la Microsoft Exchange

12 sept. Generali Romania, migrare solutie email de la IBM Lotus la Microsoft Exchange

Generali Romania a utilizat pentru o perioada indelungata solutia de email IBM Lotus, administrata in regim externalizat, de catre filiala din Viena a grupului. In 2011, pe fondul reorganizarii infrastructurii IT, Generali Romania a luat decizia administrarii locale a solutiei de email. Mai mult, pentru ca solutia IBM avea un cost de licentiere ridicat, iar suportul era dificil de gasit, compania a inlocuit Lotus Domino cu Microsoft Exchange 2007. In doar trei saptamani, echipa Crescendo si Generali au implementat solutia Exchange 2007, au migrat peste 1000 conturi la Exchange 2007 si au integrat 130 utilizatori mobili de BlackBerry.

In urma proiectului, Generali Romania  beneficiaza de  cresterea productivitatii, mai ales la nivelul noilor angajati si al angajatilor mobili, si de un control deplin asupra solutiei de email, toate acestea in conditiile reducerii considerabile a costurilor de administrare si suport.

Despre client

Activa pe piata locala din 2002, Generali Romania, membra a Generali PPF Holding, este noua companie rezultata in 2011, in urma fuziunii a doi asiguratori importanti, Generali Asigurari si Ardaf, fiecare cu o traditie de aproape 20 de ani in piata romaneasca de asigurari. Cu o cota de piata de 6,6% (conform datelor CSA) Generali Romania este cel de al 7-lea jucator pe piata asigurarilor. Noua companie are o oferta complexa de produse de asigurare, de viata si generale, pe care le distribuie prin intermediul celor doua retele de distributie ale Generali Asigurari si Ardaf, care cumuleaza cca 6.500 agenti si peste 200 de unitati de vanzare (sucursale, agentii si puncte de lucru). Viziunea companiei pe termen lung este sa devina cel mai de incredere asigurator si unul dintre liderii pietei de asigurari din Romania.

Situatia initiala

Ca parte a unui grup international, Generali Romania a beneficiat, pana in 2011, de o solutie de email administrata de sucursala din Viena, in cadrul unui contract mai extins de externalizare a serviciilor IT. Schimbarile de structura intervenite in cadrul companiei in urma unor precese de achizitii a determinat insa reconfigurarea mediului IT.  Astfel solutiile de business si infrastructura IT au fost migrate in centrul regional de la Budapesta. Solutia IBM Lotus nu a facut parte din acest proiect, context in care Generali Romania a luat decizia administrarii interne a solutiei de email dar si schimbarea acesteia. Business case-ul procesului de migrare a avut in vedere si pastrarea Lotus, dupa modelul altor filiale, insa costurile de intretinere/licentiere erau relativ ridicate, iar identificarea unor resurse umane calificate pentru administrarea Lotus era dificila. Totodata,  pe fondul cerintelor exprese din partea managementului de reducere a timpului de activare a conturilor de email pentru noii utilizatori,  simplificarea modului de administarea a devenit un obiectiv important.„Pentru continuitate in utilizare ar fi fost mai simplu sa pastram Lotus, insa am cautat companii care sa configureze si sa administreze aceasta solutie, atat in Romania cat si in Ungaria si Cehia, iar costurile obtinute chiar si dupa negocieri au fost ridicate. Pe de alta parte, conducerea companiei dorea ca activarea conturilor de mail, inclusiv a celor mobile, sa fie mai rapida, ceea ce impunea o solutie cu o administrare simplificata” afirma Narcis Mircea, IT Manager Generali Romania.

Alegerea solutiei

Generali Romania a decis schimbarea solutiei de email IBM Lotus cu Microsoft Exchange 2007 versiunea de licentiere Standard pentru a simplifica modul de administrare si utilizare dar si a reduce costurile de administrare. „Ofertele primite au aratat ca la discount-uri similare, costurile de licentiere si implementare / adoptare a soluiei Microsoft Exchange au fost mai mici fata de IBM Lotus. Complementar, contractul cu Microsoft permitea si accesul la alte produse, precum SharePoint pentru dezvoltarea unui portal Intranet” afirma Narcis Mircea.

Partenerul de implementare

Pentru migrarea solutiei de email, Generali Romania a ales Crescendo,  integrator IT&C cu experienta  de peste 10 ani in proiecte avand la baza tehnologia Microsoft, inclusiv Exchange.

Echipa Crescendo a fost implicata in toate etapele proiectului – de la analiza, design pana la implementare/ migrare si a reusit cu brio sa atinga obiectivele  de performanta impuse de Generali, printre care si finalizarea proiectului in termenul record, de doar trei saptamani.

Derulare proiect

Solutia agreata de Generali a avut asadar la baza o arhitectura Exchange 2007 cu o solutie de Disaster Recovery. Proiectul a debutat cu o etapa de analiza si evaluare a infrastructurii existente, urmata de etapa de design  pentru noua organizatie de Exchange 2007 in care au fost stabilite: rolurile serverelor (Mailbox Server, CAS, HUB Transport Server), distribuirea lor  pe servere, Storage Group-uri si Mailbox Store-uri, precum si politicile pentru utilizatori, politicile de backup, etc. Tot in aceasta faza au fost definite domeniile de email, traseul unui email, modelul de disaster recovery.

Conform design-ului agreat, ulterior a avut loc instalarea si configurarea solutiei de Exchange 2007, urmata de  faza de pilot in care a fost testat procesul efectiv de migrare a utilizatorilor.  Migrarea propriu zisa a durat mai putin de 2 saptamani, in transe de circa 100 casute email pe zi si a fost realizata de echipa IT a Generali Romania impreuna sau cu suport din partea Crescendo.

”Deoarece aveam la dispozitie sisteme de stocare foarte rapide am fi putut face migrarea intr-o singura etapa,  insa am preferat sa migram 100 de conturi pe zi pentru a nu produce o schimbare brusca in organizatie. Am observat insa ca multi utilizatori erau familiarizati cu Microsoft Outlook, iar trecerea la noua solutie s-a facut fara probleme. Prin urmare, distribuirea unui manual de utilizare si existenta unei linii HelpDesk au fost suficiente. Nu a existat downtime si nu s-au pierdut date” precizeaza Narcis Mircea, IT Manager Generali Romania.

Ca parte a proiectului, a fost realizata si integrarea cu solutia de email mobil BlackBerry pentru 130 de utilizatori, migrarea facandu-se la versiuni diferite de BlackBerry Enterprise Server, dar pastrandu-se domeniul, ceea ce a presupus aducerea dispozitivelor la administratorul de sistem pentru back-up si upgrade. Totul a decurs insa normal, fara a fi nevoie de suport din partea RIM.  Pentru back-up si restaurare s-a optat pentru Microsoft Data Protection Manager, iar pentru securitate antivirus/antispam este folosita solutia CISCO IronPort, aleasa de Generali Romania si pentru alte proiecte IT.  Administarea Microsoft Exchange 2007 a intrat in responsabilitatea departamentului IT al Generali Romania, o persoana calificata a fost angajata in acest sens, fara a fi insa dedicata 100% acestei activitati.

Beneficii

Pentru Generali Romania beneficiile migrarii la Microsoft Exchange 2007 au aparut imediat  si se reflecta atat la nivelul operational – core business cat si la nivelul departamentului de IT.

La nivel operational, Generali a inregistrat o crestere a productivitatii data de:

• Reducerea considerabila a timpului de creare a conturilor de email pentru noii utilizatori si de activare a conturilor de BlackBerry, ceea ce se reflecta in timpul de intrare in productie a unui nou angajat. Chiar daca pentru solutia Lotus exista un SLA intre Generali Romania si centrul de suport din Austria, activarea se facea greu, iar intervalele pentru fiecare task erau mari. „Anterior erau necesare 5 zile pentru activarea unui nou utilizator: cont de email si BlackBerry, acum, prin internalizarea serviciului si cu ajutorul Microsoft Exchange 2007,  intregul proces dureaza doar 2 ore”, afirma Narcis Mircea.
• Cresterea mobilitatii prin acces la webmail. Microsoft Exchange 2007 pune la dispozitia utilizatorilor acces la webmail, ceea ce ofera posibilitatea verificarii corespondentei de pe orice computer conectat la Internet, aspect foarte important pentru un agent de vanzari in asigurari care petrece foarte mult timp in afara biroului. Solutia anterioara solicita replicarea spatiului de stocare pentru mesaje si prin urmare nu toti angajatii aveau acces. Mai mult decat atat, interfata se baza pe Java si nu era accesibila de pe tablete.
• Simplificarea utilizariideoarece clientul Microsoft Outlook are o interfata simpla si cunoscuta celor mai diverse categorii de utilizatori. Mai mult, prin integrarea nativa cu Active Directory, utilizatorii trebuie sa introduca o singura parola pentru logare in sistem si nu doua ca anterior. „Probabilitatea ca un nou angajat in cadrul Generali Romania sa aiba deja experienta cu Microsoft Outlook este mult mai mare in comparatie cu  IBM Lotus., considera Narcis Mircea.

La nivelul departamentului IT, Generali beneficiaza de:

• Cresterea controlului asupra solutiei.Administrarea interna a solutiei de email permite Departamentului IT al Generali Romania operarea modificarilor si punerea in productie foarte rapid a cererilor, un element considerat esential de catre top managementul companiei.
• Simplificarea administrarii solutiei de email.  Alegerea Microsoft Exchange a permis gasirea mult mai facila a resurselor umane calificate pentru administrarea solutiei. De asemenea,  prin integrarea nativa dintre Microsoft Exchange cu serviciul director Microsoft Active Directory, Generali detine acum o baza de date comuna a utilizatorilor si a statiilor de lucru. Inainte de implementarea Microsoft Exchange trebuiau creati utilizatori atat in sistemul Lotus cat si in Active Directory, duplicandu-se astfel informatia si ingreunand administrarea si managementul solutiilor. Pe langa aceste aspecte,  functionalitatile de back-up si restore sunt mult mai usor de accesat prin soluia Microsoft Data Protection Manager, care ofera in plus informatii despre log-uri, ceea ce nu era posibil cu solutia anterioara.
• Cresterea nivelului de securizareprin criptarea nativa a traficului intern de mesagerie, un aspect important in colaborarea interna in cadrul organizatiei. De asemenea, a fost implementata  o autoritate de certificare Microsoft ce permite criptarea si semnarea mesajelor de email care circula in interiorul companiei. Iar prin achizitionarea de certificate digitale publice,  Generali poate transmite mesaje de  email semnate sau criptate,  un aspect important in colaborarea Generali Romania cu partenerii de business si obligatoriu in relatia cu institutiile financiar-bancare.