Retea romaneasca de farmacii vitalizeaza activitatea cu o solutie de Business Analytics

07 aug. Retea romaneasca de farmacii vitalizeaza activitatea cu o solutie de Business Analytics

Pentru lantul de farmacii Centrofarm obtinerea rapida si facila a rapoartelor manageriale este un obiectiv important pentru bunul mers al afacerilor. Prin urmare, compania a implementat o solutie complexa, bazata pe Microsoft SQL Server 2012 Business Intelligence si Microsoft SharePoint Server 2013 Enterprise pentru cresterea performantelor in extragerea, prelucrarea si analiza datelor, integrate cu Office Excel si Microsoft PowerView, pentru vizualizarea informatiilor. Solutia permite obtinerea automata a rapoartelor, fara suport din partea departamentului IT si in scurt timp a devenit esentiala pentru sustinerea deciziilor de business.

Cerinte de business. Situatia initiala

Retail-ul farmaceutic este o activitate cu o dinamica deosebita, atat prin prisma portofoliului mare de produse, cat si a specificului sectorului: furnizori alternativi, concurenta ridicata, retete compensate, etc. Prin urmare, o solutie performanta de analiza si raportare este o necesitate. Centrofarm detinea o solutie de Business Intelligence (BI) inca din 2009, insa era limitata la 5 utilizatori si era dezvoltata pe o tehnologie invechita care inducea costuri mari pentru suport. Mai mult, solutia nu era foarte usor de folosit de catre personalul din departamentele de business, ceea ce inducea o presiune foarte mare asupra Departamentului IT. Cu solutia anterioara, producerea si rularea rapoartelor era dificila, rulam o serie de scripturi direct pe baza de date de productie pentru a obtine datele necesare pe baza carora construiam rapoarte personalizate, in functie de solicitari. Evident, aceste procese consumau timp si intarziau livrarea informatiilor catre beneficiari, afirma Marius Dumitrescu, IT Manager Centrofarm.

In august 2012, Centrofarm a decis schimbarea acestei solutii si a numit o echipa de proiect pentru definirea cerintelor si alegerea unei alternative. Cerintele interne solicitau o solutie cu un nivel ridicat de ergonomie care sa permita accesul la BI al unei categorii largi de utilizatori, consolidarea datelor din mai multe surse, precum si un nivel mare de automatizare in obtinerea rapoartelor si analizelor. Pentru identificarea solutiei potrivite, Centrofarm a initiat o analiza detaliata a ofertelor din piata locala, iar pe lista scurta s-au calificat: tableau software, QlikView si platforma Microsoft Analytics. Dupa evaluarea si testarea tuturor solutiilor selectate, Centrofarm a ales Microsoft Analytics si compania Crescendo ca partener de implementare. Ne trebuia un instrument familiar utilizatorilor, iar solutia Microsoft s-a potrivit acestor cerinte – cerintele noastre. Cand rapoartele si filtrarea datelor se fac intr-un program ca Excel 2013 este clar ca utilizarea va fi facila. Complementar am apreciat si PowerView care permite vizualizarea interactiva a datelor direct din browser, dar si PowerPivot care ajuta la derularea de analize complexe a datelor deja existente in Excel. Un alt element diferentiator pentru Microsoft SQL BI server a fost Power Query care combina si rafineaza date dintr-o varietate de surse, inclusiv relationale, structurate si semi-structurate, OData, Web, Hadoop, Azure Marketplace, Azure SQL Database, liste de sharepoint si ofera inclusiv capacitatea de a cauta date publice in surse precum Wikipedia, afirma Marius Dumitrescu.

Pentru alegerea Crescendo au contat atat relatiile de afaceri deja existente in urma derularii unor contracte anterioare (servicii de infrastructura, implementare Microsoft Lync, etc.), dar mai ales competentele pe Business Analytics/Business Intelligence si referintele prezentate. De asemenea, Crescendo este partener Microsoft de nivel Gold si Silver pe mai multe linii tehnologice.

Derulare proiect

Principalul obiectiv de business al proiectului a fost extinderea utilizarii solutiei de Business Analytics in toate departamentele: operational, marketing, comercial si financiar, pentru ca orice decizie luata in cadrul companiei sa fie sustinuta rapid cu informatii relevante. Proiectul a inceput in februarie 2013 cu o etapa complexa de analiza a functionalitatilor necesare, in timpul careia a fost creata o baza de date de test pentru urmarirea facila a rezultatelor.

Centrofarm a decis ca datele istorice utilizate in cadrul proiectului sa aiba o vechime de 2 ani. Au fost definite procese de ETL (Extract-Transform-Load) pentru fiecare linie operationala (achizitii, vanzari, gestiune stocuri) pentru care au fost definite cuburi dedicate, precum si o a patra dimensiune cu un cub de date dedicat pentru analiza consolidata. Dupa analiza si validarea modelelor de date pentru fiecare cub in parte, au fost definite mecanisme dedicate de extragere a datelor, care au avut in vedere specificul activitatii Centrofarm, cu precadere existenta retetelor compensate si a integrarii cu SIUI (Sistemul Informatic Unic Integrat al Casei Nationale de Asigurari de Sanatate).

Din punct de vedere tehnologic, solutia are la baza Microsoft SQL Server 2012 Business Intelligence pentru extragerea, prelucrarea si analiza datelor, SharePoint Server 2013 ca platforma de publicare web si Microsoft Power View, Microsoft PowerPivot, Office Excel 2010 si Office Excel 2013 ca instrumente de vizualizare si interfata pentru utilizatori. Baza de date tranzactionala Sybase 11 ASA Server a solutiei ERP a fost integrata la nivelul Microsoft SQL printr-un conector dedicat, insa pe viitor Centrofarm va migra si solutia ERP tot pe o baza de date Microsoft SQL. Complementar, pentru administrarea solutiei, Departamentul IT foloseste Microsoft system Center Configuration Manager. In Data Warehouse sunt agregate in principal date din aplicatiile operationale (ERP, POS-uri, solutie fidelizare clienti), insa exista posibilitatea importului de date din internet (website-ul companiei) prin servicii web dedicate. aceasta facilitate permite dezvoltarea pe viitor a unor analize pe date structurate si nestructurate (de tip Big Data) prin adaugarea in Data Warehouse a datelor din site-uri web, social media, senzori plasati in magazine etc., afirma Marius Dumitrescu.

Ca mod concret de lucru, majoritatea utilizatorilor au optat pentru generarea rapoartelor in Excel, fiind o interfata foarte familiara in cadrul Centrofarm. Excel 2013 aduce integrare nativa cu PowerPivot si functii de „data analysis expression” iar prin conectare la un depozit de date cuprinzator poate genera analize foarte complexe. PowerPivot este disponibil si ca add-in pentru Excel 2010, dati-i o asemenea tehnologie unui manager financiar si o sa fiti surprinsi de ceea ce poate face cu ea dupa ce a citit o carte precum: Office 2013 pas cu pas, exemple de aplicatii practice, afirma Marius Dumitrescu, IT Manager Centrofarm.

Pentru utilizatorii mobili, Centrofarm a optat pentru accesarea rapoartelor si analizelor pe tablete cu Windows 8, prin intermediul SharePoint.

Beneficii

Solutia a intrat in productie in luna iulie 2013 si este utilizata in mod curent de persoane din departamentele: Comercial, Vanzari si Marketing, precum si de Top Management. In etapa urmatoare, Centrofarm va extinde utilizarea Microsoft Business Analytics la nivelul fiecarui punct de lucru, pentru ca managerii acestor locatii sa poate avea acces la detalii despre activitatea proprie si indicatorii de performanta aferenti. Solutia de Business Analytics ne-a permis sa pastram la raft cele mai profitabile produse dar si sa derulam campanii de marketing mai eficiente. Cu Microsoft Business Analytics ne diferentiem fata de competitie, deoarece intelegem mai bine activitatea proprie dar si piata in general, putem fi mai inventivi in abordarea unor tendinte si evident luam cele mai inspirate decizii, considera Marius Dumitrescu, IT Manager Centrofarm.

Reducerea considerabila a timpului de obtinerea a rapoartelor si analizelor de business. Rapoarte care anterior necesitau 3-4 ore de munca, sunt acum disponibile automat. Mai mult, cu instrumentele Microsoft utilizatorii pot produce singuri rapoartele necesare, fara interventia departamentului IT. Cu Microsoft Business Analytics, ne-am atins obiectivul ca orice raport cerut de management sa fie disponibil in cel mult 2 de ore, afirma Dumitrescu.

Cresterea gradului de atingere a obiectivelor de vanzari. Prin cunoasterea permanenta a situatiei pe fiecare produs, furnizor, locatie si adoptarea unor masuri in consecinta. Din punct de vedere operational, solutia de Business Analytics ne permite sa urmarim evolutia vanzarilor pe criterii complexe si sa intelegem in mod real gradul de atingere a obiectivelor asumate. Astfel, echipa de management poate lua deciziile potrivite in timp util pentru ca aceste obiective sa fie atinse sau depasite. De asemenea, pe baza analizelor de vanzari am definit o politica proactiva de aprovizionare pentru a avea permanent in stoc cele mai cautate si vandute medicamente. Pe viitor, acest proces va fi automatizat, a mai declarat Marius Dumitrescu.

Cresterea calitatii si eficientei campaniilor de marketing. Departamentul de marketing al Centrofarm utilizeaza intens Microsoft Analytics pentru analiza eficientei activitatilor precedente si planificarea viitoarelor campanii. Colegii de la Marketing vor pastra modelele cu cel mai bun impact, vor putea negocia pe baze reale fondurile de co-marketing obtinute de la parteneri si vor avea un impact direct si usor de masurat in vanzari, sustine Marius Dumitrescu.

Reducerea presiunii asupra departamentului it. Simplitatea solutiei Microsoft face ca utilizatorii non tehnici sa se poate descurca singuri fara solicitari si ajutor din partea Departamentului IT, atat la obtinerea raportatelor, cat si la publicarea acestora. Echipa tehnica poate aloca astfel toate resursele disponibile catre alte proiecte cu impact mare in organizatie.

Din punctul de vedere al rentabilizarii (Return on Investment), evaluarile interne ale Centrofarm au aratat un impact major al solutiei asupra eficientei companiei si implicit o amortizarea rapida a investitiei in solutia Microsoft, incheie Marius Dumitrescu